Løbende bogføring, hver måned

Hvad indeholder den løbende bogføring?

Bogføring er ikke bare at taste bilag ind. Det er at sikre, at det, der står i regnskabet, faktisk svarer til det, der er sket i virksomheden, og at det står rigtigt, når momsen skal indberettes og årsrapporten skal laves. Hver måned gør vi følgende:

• Bogfører købs- og salgsbilag og konterer dem korrekt
• Afstemmer bankkonti, kassekredit og betalingsløsninger som Stripe eller MobilePay
• Følger op på fakturaer, der mangler, så momsen ikke bliver forkert
• Afstemmer debitorer og kreditorer, så du kan se, hvem der skylder hvad
• Sender dig en kort status: omsætning, resultat og hvad der eventuelt mangler

Derfor betaler det sig at bogføre løbende

Mange små virksomheder samler bilagene sammen og afleverer dem en gang om året. Det er den dyreste måde at gøre det på. Ikke kun fordi arbejdet bliver større, når et helt år skal rekonstrueres, men fordi du har truffet et helt års beslutninger uden at vide, hvad der egentlig var tjent.

Med løbende bogføring ved du i marts, om året ser ud til at holde budgettet, og du kan nå at gøre noget ved det. Du undgår også, at moms bliver indberettet på et skøn og skal korrigeres bagefter.

Hvad skal du selv gøre?

Sende bilagene. Det er det. Du skal ikke sortere dem, skrive kontonumre på eller overholde en bestemt måde at navngive filer på. Videresend fakturaerne fra din mail, tag et billede af kvitteringen fra byggemarkedet, eller giv adgang til den mappe, hvor de alligevel ender. Bogholderen tager det derfra.

Bogføringsloven kræver, at bilagene opbevares digitalt i fem år. Det er en del af bogholderens arbejde, så du har dem, hvis Skattestyrelsen spørger.

Hvad kræver bogføringsloven af dig?

Bogføringsloven gælder for stort set alle danske virksomheder, uanset størrelse. Kort fortalt skal du kunne dokumentere hver eneste postering, du skal kunne følge en transaktion fra bilag til regnskab og tilbage igen, og materialet skal kunne fremskaffes i fem år efter det regnskabsår, det vedrører.

Loven stiller også krav om, at bogføringen sker løbende, og om at bilag opbevares digitalt. I praksis betyder det, at en kasse med kvitteringer i garagen ikke er tilstrækkelig længere. Begge dele hører med til en almindelig bogføringsaftale: bilagene ligger digitalt, og du har selv adgang til arkivet.

Hvad koster det, hvis bogføringen ikke er ajour?

Det koster tre steder. For det første bliver selve arbejdet dyrere, når et helt år skal rekonstrueres på én gang i stedet for at blive lavet løbende. For det andet bliver momsen indberettet på et skøn, og et skøn skal korrigeres bagefter, med gebyrer, hvis Skattestyrelsen når at lave en foreløbig fastsættelse først.

For det tredje, og det er det dyreste, træffer du et helt års beslutninger uden at vide, hvad der egentlig var tjent. Vi ser ofte virksomheder, der først i maj opdager, at et produkt eller en kundetype gav underskud hele det foregående år. Det er ærgerligt, for tallene var der. De var bare ikke bogført.

Bogføring for webshops, håndværkere og konsulenter

De tre typer virksomheder ligner ikke hinanden i bogholderiet. Webshops har mange små transaktioner, betalingsgebyrer, der skal afstemmes, og ofte EU-salg med særlige momsregler. Håndværkere har materialekøb, igangværende arbejder og aconto-fakturering, der skal periodiseres rigtigt. Konsulenter har få, store fakturaer, men til gengæld ofte udenlandske kunder og spørgsmål om, hvornår en indtægt hører til hvilket år.

Bed om at få kontoplanen sat op efter den type virksomhed, du driver, i stedet for en standardopsætning, der skal tvinges på plads bagefter.